INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

V SOUVISLOSTI S GRANTOVOU / DOTAČNÍ VÝZVOU

(dále jen "Informace")

1. Poskytovatel informací:

Informaci poskytuje: Nadace OSF, se sídlem: Praha 3, Hradecká 92/18, PSČ: 130 00 IČO: 47611804, registrace: (dále jen „Správce“) jako vyhlašovatel výzvy k podávání žádostí o poskytnutí dotace / grantu (dále jen „Výzva“).

Tato informace se vztahuje na všechny Výzvy Správce zveřejněné v informačním systému eGRANT.

2. Tato informace se Vás týká, pokud:

• jste fyzická osoba a podáváte (nebo někdo ve vašem jménu podává) žádost o dotaci / grant v rámci Výzvy prostřednictvím informačního systému eGRANT, resp. jste fyzická osoba, která jménem právnické osoby nebo jiné fyzické osoby – žadatele o dotaci / grant podává nebo spolupracuje při podání takové žádosti (dále jen „Žadatel“),
• jste fyzická osoba určená vyhlašovatelem ke správě žádostí o dotaci / grant v informačním systému eGRANT (dále jen „Manažer“),
• jste fyzická osoba určená jako hodnotitel žádostí o dotaci / grant podaných prostřednictvím informačního systému eGRANT (dále jen „Hodnotitel“)
• jste fyzická osoba, která svým hlasem odevzdaným prostřednictvím systému eGRANT vyjadřuje podporu některému nebo některým z projektů, které se ucházejí o dotaci / grant v rámci Výzvy (dále jen „Hlasující“).

3. Na koho se můžete obrátit s dotazem, žádostí nebo podnětem týkajícím se ochrany soukromí a osobních údajů?

Se žádostmi, dotazy, podněty a připomínkami se lze na Správce obracet:

• písemně na adrese: Nadace OSF,
• e-mailem na adrese: osf@osf.cz
• telefonicky na čísle:

4. Správce shromažďuje níže uvedené osobní údaje:

O Žadateli Správce zpracovává zejména následující osobní údaje:

• registrační údaje (pro registraci na dotačním portálu) – přihlašovací údaje, název programu, e-mail, jméno a příjmení, údaj o potvrzení seznámení se s touto Informací apod.
• údaje o podané žádosti – informace o projektu, jehož podporu Žadatel žádá, zejména název, popis, rozpočet a další údaje vyplněné nebo přiložené jako přílohy v informačním systému eGRANT
• údaje o stavu žádosti – zda je rozpracovaná, podaná, úplná, schválená nebo odmítnuta, zda již byla nebo nebyla vyúčtována, jak byla hodnocena Hodnotiteli apod.
• údaje o případném uzavření a plnění smlouvy o poskytnutí dotace na základě schválené žádosti
• údaje zveřejněné ve veřejných registrech, například v obchodním rejstříku, živnostenském rejstříku, registru daňových dlužníků apod.

Účelem Výzvy může být i poskytnutí finančních prostředků za účelem podpory fyzických osob v obtížné sociální situaci nebo za obdobným účelem. V takovém případě mohou být za účelem vyhodnocení a zpracování žádosti zpracovávány v nezbytném rozsahu i zvláštní kategorie osobních údajů Žadatele, například osobní údaje odhalující rasový nebo etnický původ, náboženské nebo filozofické přesvědčení, údaje týkající se zdraví nebo údaje o bezúhonnosti.

Většinu informací o Žadateli Správce získává přímo od Žadatele prostřednictvím registračního formuláře, formuláře pro podání žádosti, formuláře pro vyúčtování žádosti v informačním systému eGRANT, resp. prostřednictvím jiných formulářů. Údaje označené v těchto formulářích jako povinné je Žadatel povinen vyplnit, jinak ho nelze zaregistrovat resp. nemůže podat žádost o dotaci / grant v rámci Výzvy. Pokud Žadatel vyplní nesprávné nebo neúplné údaje, může to mít v závislosti na okolnostech různé nepříznivé důsledky – od nemožnosti přihlásit se do systému, přes nemožnost odeslat nebo vyhodnotit žádost, neschválení nebo odmítnutí žádosti, vznik povinnosti vrátit poskytnutou dotaci, až po vznik škody na straně Žadatele, Vyhlašovatele nebo jiné osoby, kterou bude třeba nahradit. V případě úmyslného uvedení nepravdivých údajů není vyloučena ani trestněprávní odpovědnost.

Další údaje o Žadateli, zejména informace o stavu žádosti a jejím hodnocení, Správce získává z vlastní činnosti, resp. z činnosti Manažerů a Hodnotitelů (např. odevzdáním hodnocení).

V rámci vlastní činnosti může Správce v potřebném rozsahu získávat osobní údaje Žadatele i z veřejných registrů, například z obchodního rejstříku, živnostenského rejstříku, registru daňových dlužníků apod., jakož i z jiných registrů, k jejichž obsahu má Správce zákonný přístup. Například Správce, který je obcí při poskytování dotací, má právo a povinnost ověřit v příslušných informačních systémech veřejné správy určité skutečnosti, například zda Žadatel má vypořádány své finanční závazky vůči státu apod.

V této souvislosti bude Správce využívat přístup k databázi systému TRANSPAREX, která shromažďuje a zpracovává údaje z veřejných zdrojů. Systém TRANSPAREX provozuje společnost ProWise, a.s., se sídlem: Nobelova 12/B, 831 02 Bratislava, IČO: 51 871 998. Poučení o zpracování osobních údajů dotčených osob tímto správcem je dostupné na webu tohoto správce: https://www.transparex.sk/privacy/gdpr-database.

O Manažerovi Správce zpracovává zejména následující osobní údaje:

• identifikační a kontaktní údaje – jméno, příjmení, funkce u Správce, kontaktní e-mail / telefon, přihlašovací údaje do informačního systému eGRANT apod.
• logy informačního systému eGRANT o úkonech Manažera provedených v systému
• údaj o potvrzení seznámení se s touto Informací, o přijetí závazku mlčenlivosti a o přijetí závazku řídit se pokyny Vyhlašovatele.

O Manažerovi Správce získává osobní údaje od Manažera, resp. z vlastní činnosti Správce a z logů informačního systému eGRANT. Pokud Manažer poskytne Správci nesprávné údaje, může to mít různé následky, například nemožnost přihlásit se do informačního systému až po vznik škody.

O Hodnotiteli Správce zpracovává zejména následující osobní údaje:

• identifikační a kontaktní údaje – jméno, příjmení, kontaktní e-mail / telefon, přihlašovací údaje do informačního systému eGRANT apod.
• záznam hodnocení jednotlivých žádostí o dotaci / grant Hodnotitelem
• údaj o potvrzení seznámení se s touto Informací, o přijetí závazku mlčenlivosti a o přijetí závazku řídit se pokyny Vyhlašovatele

O Hodnotiteli Správce získává osobní údaje od Hodnotitele, resp. z vlastní činnosti Správce a z logů informačního systému eGRANT (například o odevzdání hodnocení). Pokud Hodnotitel poskytne Správci nesprávné údaje, může to mít různé následky, například nemožnost přihlásit se do informačního systému až po vznik škody.

O Hlasujícím Správce zpracovává zejména následující osobní údaje:

• údaje potřebné k ověření Hlasujícího – jméno, příjmení, telefonní číslo, e-mail, adresa resp. jiné identifikační údaje Hlasujícího uvedené v hlasovacím formuláři v informačním systému eGRANT apod.
• další statistické údaje – věková kategorie, informace o tom, kde se Hlasující o hlasování dozvěděl apod.
• údaj o potvrzení seznámení se s touto Informací
• údaj o tom, zda Hlasující dal / nedal / odvolal Správci souhlas se zasíláním informací týkajících se Výzvy a případného podpoření, nepodpoření a realizace podpořených projektů.

O Hlasujícím Správce získává osobní údaje od Hlasujícího, které Hlasující odevzdá prostřednictvím hlasovacího formuláře. Údaje označené ve formuláři jako povinné je Hlasující při odevzdání hlasu povinen vyplnit, jinak nemůže hlasovat. Pokud Hlasující poskytne nesprávné údaje, může to mít různé následky, například odevzdání hlasu jinému projektu, než Hlasující zamýšlel, nebo neplatnost hlasu.

5. Vaše osobní údaje se zpracovávají za tímto účelem:

Osobní údaje Žadatele se zpracovávají za účelem podání, zpracování a vyhodnocení žádosti v informačním systému eGRANT a případně uzavření a plnění smlouvy o poskytnutí dotace / grantu. Právním základem zpracování je uzavření a plnění smlouvy o poskytnutí dotace. Ke zpracování osobních údajů za tímto účelem se souhlas Žadatele nevyžaduje. Výslovný souhlas Žadatele se vyžaduje ke zpracování zvláštních kategorií osobních údajů Žadatele uvedených v bodě 4 výše. Právním základem zpracování zvláštních kategorií osobních údajů Žadatele je proto i takový výslovný souhlas.

Osobní údaje Manažera se zpracovávají za účelem managementu, zpracovávání a vyhodnocování žádostí v informačním systému eGRANT. Právním základem zpracování je plnění povinností ze smluvního vztahu mezi Správcem a Manažerem (ať již jde o pracovní smlouvu nebo ad-hoc ústní dohodu mezi Správcem a Manažerem), na základě které Manažer plní úkoly související se správou Výzvy a podaných žádostí. Ke zpracování osobních údajů za tímto účelem se souhlas Manažera nevyžaduje.

Osobní údaje Hodnotitele se zpracovávají za účelem vyhodnocování žádostí v informačním systému eGRANT. Právním základem zpracování je plnění povinností ze smluvního vztahu mezi Správcem a Hodnotitelem (ať již jde o pracovní smlouvu nebo ad-hoc ústní dohodu mezi Správcem a Hodnotitelem), na základě které Hodnotitel hodnotí podané žádosti o grant / dotaci v rámci Výzvy. Ke zpracování osobních údajů za tímto účelem se souhlas Hodnotitele nevyžaduje.

Osobní údaje Hlasujícího se zpracovávají za účelem hlasování veřejnosti za jednotlivé projekty, které se ucházejí o dotaci v rámci Výzvy. Právním základem zpracování je oprávněný zájem Správce na participaci veřejnosti při rozhodování o poskytování dotací / grantů a oprávněný zájem Správce na tom, aby mohl vyhodnotit platnost hlasu (např. zda hlas odevzdala osoba oprávněná hlasovat, zda nejde o duplicitní hlas apod.). Ke zpracování osobních údajů za tímto účelem se souhlas dotčené osoby nevyžaduje. Dotčená osoba může zpracování namítat, pokud její práva a oprávněné zájmy převažují nad oprávněným zájmem Správce.

Pokud k tomu Hlasující udělí souhlas, bude Správce zpracovávat informaci o jeho kontaktních údajích za účelem zasílání informací Hlasujícím, které se týkají Výzvy a případného podpoření, nepodpoření a realizace podpořených projektů. Ke zpracování osobních údajů za tímto účelem se vyžaduje souhlas Hlasujícího, který poskytne zaškrtnutím příslušného políčka v hlasovacím formuláři. Hlasující může souhlas kdykoli odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování osobních údajů založeného na souhlasu před jeho odvoláním.

Osobní údaje Žadatele, Manažera, Hodnotitele a Hlasujícího může Správce také zpracovávat k vedlejším účelům, kterými jsou:

• vedení účetnictví, výkon finanční kontroly a plnění jiných zákonných povinností Správce. Právním základem zpracování je plnění zákonných povinností. Ke zpracování osobních údajů za tímto účelem se souhlas dotčené osoby nevyžaduje.
• uplatňování a obrana smluvních práv a obrana proti neoprávněným nárokům uplatněným vůči Správci. Právním základem zpracování je oprávněný zájem Správce. Ke zpracování osobních údajů za tímto účelem se souhlas dotčené osoby nevyžaduje. Dotčená osoba může zpracování namítat, pokud její práva a oprávněné zájmy převažují nad oprávněným zájmem Správce.
• informování veřejnosti o činnosti Správce v oblasti poskytování grantů / dotací. Právním základem zpracování je oprávněný zájem Správce. Ke zpracování osobních údajů za tímto účelem se souhlas dotčené osoby nevyžaduje. Dotčená osoba může zpracování namítat, pokud její práva a oprávněné zájmy převažují nad oprávněným zájmem Správce.
• vytváření statistik a analýz. Právním základem zpracování je oprávněný zájem Správce. Za těmito účely bude Správce zpracovávat osobní údaje v anonymizované podobě. Ke zpracování osobních údajů za tímto účelem se souhlas dotčené osoby nevyžaduje. Dotčená osoba může zpracování namítat, pokud její práva a oprávněné zájmy převažují nad oprávněným zájmem Správce.

6. Přístup k údajům:

Osobní údaje ve smyslu předchozího bodu má k dispozici Správce a jím pověření zaměstnanci a spolupracovníci, zejména Manažeři, kteří jsou vázáni pokyny Správce a povinností zachovávat mlčenlivost.

Osobní údaje v rozsahu potřebném pro hodnocení žádostí mají k dispozici Hodnotitelé, kteří jsou vázáni pokyny Správce a povinností zachovávat mlčenlivost.

Údaje o Žadateli uvedené v části Žádosti, která je určena ke zveřejnění, budou zveřejněny na internetu a budou tak k dispozici neomezenému okruhu příjemců, včetně Hlasujících. Tyto údaje budou za informačním účelem zveřejněny i po skončení Výzvy.

Osobní údaje budou zpracovávány v informačním systému eGRANT, jehož provozovatelem je společnost ELLMAN, s.r.o., se sídlem: Muškátová 732/23, 900 55 Lozorno, IČO: 35 949 309 (dále jen „ELLMAN“). ELLMAN provozuje a administruje uvedený informační systém na základě smluvního vztahu se Správcem. ELLMAN zpracovává osobní údaje v informačním systému eGRANT tak, že Správci poskytuje webhosting, úložiště a nástroje, aby mohl v tomto informačním systému zveřejnit svou výzvu, přijímat, zpracovávat a vyhodnocovat žádosti, zaznamenávat hodnocení Hodnotitelů a sbírat hlasy Hlasujících. ELLMAN proto osobní údaje zpracovává zpravidla jen automatizovaným způsobem. Zaměstnanci, spolupracovníci a jiné oprávněné osoby ELLMAN zpracovávají osobní údaje dotčených osob přímo pouze na základě výslovných pokynů Správce (služba podpory). ELLMAN je smluvně vázán mlčenlivostí o osobních údajích a povinností zpracovávat osobní údaje pouze v souladu s pokyny Správce a v souladu s příslušnými předpisy.

Tvorcem systému eGRANT a provozovatelem serverů, na nichž systém eGRANT pracuje a v nichž se uchovávají údaje zadávané do systému eGRANT, je společnost ui 42 spol. s r.o., se sídlem: Haydnova 20/B, 811 02 Bratislava, Slovenská republika, IČO: 35 713 003. Zpracování údajů u tohoto subjektu probíhá převážně automatizovaným způsobem. Pracovníci tohoto subjektu mohou příležitostně přijít do styku s osobními údaji zpracovávanými v systému eGRANT v souvislosti s údržbou a vývojem systému eGRANT a úkony podpory. Tento subjekt je smluvně vázán mlčenlivostí o osobních údajích a povinností zpracovávat osobní údaje pouze v souladu s dohodnutými pokyny a v souladu s příslušnými předpisy.

Správce nemůže vyloučit, že na základě smluvního vztahu nebudou jeho jménem osobní údaje dotčených osob zpracovávat další osoby, tzv. zpracovatelé, jako jsou například poskytovatelé účetních, auditorských, právních, cloudových a jiných služeb. Tito zpracovatelé budou smluvně vázáni mlčenlivostí o osobních údajích a povinností zpracovávat osobní údaje pouze v souladu s pokyny Správce a v souladu s příslušnými předpisy.

Správce nemůže vyloučit, že v souladu s příslušnými předpisy si od něj v rámci kontrolní činnosti nebo vyšetřování údaje, které zpracovává, vyžádají soudy, orgány činné v trestním řízení nebo jiné úřady.

Vaše údaje, s výjimkou vybraných údajů Žadatele uvedených v žádosti o grant / dotaci v rámci výzvy, Správce nezveřejňuje.

Vaše údaje Správce neplánuje zasílat do třetích zemí mimo EU. Pokud tak činí zpracovatelé osobních údajů, činí tak výhradně v souladu s příslušnými právními předpisy a požadavky.

7. Doba zpracování údajů:

Vaše údaje Správce zpracovává nejdéle po nezbytnou dobu, která závisí na účelu zpracování. Poté je vymaže.

Za účelem uzavření a plnění smlouvy o poskytnutí dotace / grantu a za účelem uplatňování a obrany smluvních práv Správce a obrany proti neoprávněným nárokům uplatněným vůči Správci zpracovává Správce osobní údaje nejméně 10 let od jejich získání. Na konci této lhůty a následně každých nejvýše 5 let Správce vyhodnotí, zda tyto údaje pro daný účel ještě potřebuje. Pokud ne, vymaže je. Například pokud dojde k soudnímu sporu ohledně práv a povinností ze smlouvy, bude Správce osobní údaje zpracovávat i po dobu trvání tohoto sporu a v přiměřeném časovém období po jeho skončení.

Zvláštní kategorie osobních údajů (vymezení viz bod 4 výše) Žadatele bude Správce zpracovávat pouze do odvolání souhlasu se zpracováním (pokud neexistuje jiný právní základ pro zpracování). Zákonnost zpracování osobních údajů před odvoláním souhlasu tím není dotčena. Odvolání souhlasu může mít za následek (zejména pokud jde o údaje označené jako povinné), že žádost nebude moci být zpracována nebo vyhodnocena, že bude vyřazena nebo nebude podpořena. Může to mít také za následek nemožnost uzavření nebo plnění smlouvy o poskytnutí dotace / grantu nebo vznik důvodu k jejímu ukončení.

Za účelem plnění zákonných povinností Správce zpracovává potřebné osobní údaje ve lhůtách stanovených zákonem (např. v případě účetnictví 10 let od konce účetního období, jehož se údaje týkají).

Pro statistické a analytické účely Správce údaje zpracovává v anonymizované a agregované podobě, takže ztrácejí povahu osobních údajů, a takto je bude zpracovávat na blíže neurčenou dobu.

Údaje o žádosti určené ke zveřejnění bude Správce zpracovávat zveřejněním po dobu nejméně 10 let. Po uplynutí této doby Správce ověří, zda je zveřejnění pro informační účel ještě potřebné. Pokud ne, zveřejněné údaje vymaže. Pokud údaje ještě potřebuje, ponechá je zveřejněné a znovu posoudí trvání účelu zveřejnění nejpozději za dalších 5 let.

Osobní údaje Hlasujícího potřebné pro účel vyhodnocení hlasování bude Správce zpracovávat po dobu nejméně 10 let od vyhodnocení hlasování. Na konci této lhůty a následně každých nejvýše 5 let Správce vyhodnotí, zda tyto údaje pro daný účel ještě potřebuje. Pokud ne, vymaže je. Správce údaje nevymaže například v případě, kdy v důsledku probíhajícího sporu nadále potřebuje mít důkaz o tom, že do hlasování zahrnul pouze platné hlasy a že hlasování vyhodnotil správně.

Osobní údaje Hlasujícího zpracovávané za účelem zasílání informací týkajících se výzvy, podpořených, nepodpořených a realizovaných projektů bude Správce zpracovávat nejdéle do odvolání souhlasu s jejich zpracováním. Poté je vymaže. Bez ohledu na odvolání souhlasu Správce po uplynutí 10 let od získání údajů vyhodnotí, zda je pro tento účel ještě potřebuje. Pokud ne, vymaže je. Pokud údaje ještě potřebuje, ponechá si je a znovu posoudí trvání účelu zpracování nejpozději za dalších 5 let.

V praxi se může stát, že Správce tentýž osobní údaj dotčené osoby zpracovává pro více účelů. Pokud některý z účelů zpracování odpadne, ale alespoň jeden jiný přetrvává, Správce osobní údaje nevymaže, pouze je již nebude pro odpadlé účely využívat. Správce osobní údaj vymaže, až odpadnou všechny účely, pro které byl zpracováván.

Vaše osobní údaje nejsou předmětem automatizovaného rozhodování ani profilování:

Ne, Vaše osobní údaje nebude Správce používat k automatizovanému rozhodování ani k profilování.

8. Vaše práva a jak je uplatnit:

Svá práva můžete uplatnit tak, že Správce kontaktujete způsobem podle bodu 3 výše. O vyřízení Vaší žádosti Vás Správce bude informovat do 30 dnů. V odůvodněných případech může Správce tuto lhůtu prodloužit o 60 dnů, a to i opakovaně. V takových případech Vás Správce předem informuje.

Aby mohl Správce vyřídit Váš podnět a ověřit Vaši totožnost, bude zpravidla potřebovat, abyste ve své žádosti uvedli své jméno, příjmení a adresu trvalého pobytu.

Máte právo na přístup k údajům. Pokud o to požádáte, Správce Vám sdělí, zda Vaše údaje zpracovává, o jaké údaje jde, za jakým účelem, komu byly poskytnuty, zda byly přeneseny do třetí země a jak dlouho je Správce bude uchovávat.

Máte právo požádat Správce, aby opravil údaje, které o Vás zpracovává, pokud se domníváte, že jsou nesprávné.

Máte právo požádat o výmaz Vašich osobních údajů, které o Vás Správce zpracovává, pokud je již nepotřebuje, pokud odvoláte souhlas, který jste ke zpracování udělili, pokud Správce zpracovával osobní údaje nezákonně nebo pokud správně namítnete, že oprávněné zájmy Správce na zpracování údajů nepřevažují nad Vašimi právy.

Máte právo požádat Správce, aby dočasně přerušil zpracování osobních údajů, pokud se domníváte, že o Vás zpracovává nesprávné údaje, a to po dobu, než bude jejich správnost ověřena, pokud je zpracování nezákonné nebo Správce údaje již nepotřebuje a požádáte o to místo výmazu, pokud namítáte zpracování, a to do doby, než Správce ověří, zda jeho oprávněné zájmy na zpracování osobních údajů převažují nad Vašimi právy.

Máte právo získat osobní údaje, které o Vás Správce zpracovává na základě souhlasu a/nebo smlouvy a zpracovává je automatizovanými prostředky, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Tyto údaje můžete přenést i jiné osobě; pokud je to technicky možné, přenese Správce na Vaši žádost Vaše osobní údaje přímo k Vámi zvolenému správci.

Máte právo namítat zpracování osobních údajů, které Správce provádí na základě jím stanoveného oprávněného zájmu. V tomto případě uveďte svá práva a oprávněné zájmy, o nichž se domníváte, že převažují nad zájmy Správce.

Pokud se domníváte, že při zpracování Vašich osobních údajů Správce porušuje právní předpisy, můžete se obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů, Hraničná 12, 820 07 Bratislava, https://dataprotection.gov.sk/uoou/.

Další podrobnosti o Vašich právech naleznete v Obecném nařízení o ochraně údajů.